协同办公系统自问世以来，普遍强调“能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效的工作。”

时至今日，协同办公系统实现了OA革命化的升级：经过上千家客户的成功规划与实施，数百位专家的共同研究，协同办公系统在满足基础需要，实现“人无我有，人有我优”的完善功能基本要求后，实际上为企事业提供的是“和谐管理信息化之路”。

协同办公系统“和谐管理”信息化框架如下图：

首先，协同办公系统实施的目的，是为组织达成“DIKW可视化体系”，D-资料和数据，I-信息，K-知识，W-智慧；可视化，是指知识管理、个人能力、组织运作从无形化上升到可视、可管；体系，是在组织范围内，用信息技术按照一定的秩序和内部联系组合而成一个整体，这个整体是为组织的管理目标服务的。DIKW可视化体系处于框架图中间层，起到承上启下的作用。（这一体系的达成，可以视为企事业单位管理信息化建设的基础工作，因为，如果缺乏这一体系，所有的决策分析依据都成为了无源之水，无本之木。）

要达成和谐管理的目标，必须是五大能力（比较优势、企业文化、核心竞争力、执行能力、创新能力）的共同作用，偏一不可。五大能力是围绕知识形成和体现的，知识有两种分类方法。一种分类是陈述性知识与程序化知识，陈述性知识是描述客观事物的特点及关系的知识，也称为描述性知识，陈述性知识主要包括三种不同水平：符号表征、概念、命题；程序性知识是一套关于办事的操作步骤和过程的知识，也称操作性知识，这类知识主要用来解决“做什么”和“如何做”的问题，可用来进行操作和实践。第二种分类是显性知识与隐性知识，指令、材料或教材、会议、数据库获得，这一类属于显性知识，可以实现信息化；但怎么样高效地去办一件事，这属于隐性知识，则是更加含蓄的知识，难以量化和信息化，难以通过正式的信息渠道转让，但通过文字化与表格化，可以转换为陈述性知识，又成为了显性知识。这就是知识分享的过程，目的就是把每个人的隐性知识转化为大家的显性知识，从而提高团队每个人和整体的执行能力；同样，每个人的能力提升后，又产生了新的隐性知识，这些知识在分享过程中又转化为显性知识；这就提高了个人与团队的执行力；当这些知识转化成智慧，就提高了创新力。概括而言，协同办公系统的作用就是协助组织实现“陈述性知识-程序化知识-陈述性知识”，“显性知识-隐性知识-显性知识”的过程管理，这对应组织的四大能力：比较优势，企业文化，执行能力和创新能力。组织的比较优势与可表述的企业文化，本身属于经过整理后，把隐性知识转化为显性知识、陈述性知识，本身并不产生效益；可通过协同办公系统系统，将这些知识转化为可应用的显性知识、程序性知识；即把零散的信息、个人的能力，转化成为体系化的能力提升的流程，并由此产生新的陈述性知识、程序化知识、显性知识、隐性知识；最终提高组织的执行能力与创新能力。（这一过程可以视作是组织知识转换为组织能力的过程，知识本身不能产生价值，只有知识的运用与实践、升华，才能产生价值。协同办公系统就是实现这一过程的最佳平台与工具。）

打个比方，在组织未实施协同办公系统系统前，某名员工的能力提升或某件事的执行效率提高是很难快速实现的，因为这时只有数据或资料，最多只是信息阶段；实施协同办公系统系统后，员工可以直接经历和感知数据、信息、知识，从而快速加工成自己的智慧；达到指令明确、快速执行；整个组织共同使用，比较优势加强了、组织文化具体化了、执行能力提高了、创新能力增强了；而这些能力的综合，就是组织核心竞争力的形成和加强。核心竞争力又和另四种能力相辅相成共同成长。（这一过程就是个人层面的知识与能力之间，组织层面的知识与能力之间，个人与组织的知识与能力之间，共同成长、相互转换的过程。）

这五种能力围绕组织的目标均衡发展， 最终形成了和谐管理，和谐管理是组织管理的最高境界与最佳机制，其它管理方法都是实现和谐管理的过程与途径。

何为和谐，简单而言，就是达到组织管理的动态平衡，实现组织与个人的和谐、组织与环境的和谐、组织与服务对象的和谐、组织与相关机构的和谐、组织现状与组织远景的和谐。和谐，是指构成整体的各个要素间的协调统一，相互促进，优势互补，从而达到组织整体的最佳状态和最好发展。这就是管理的目标。

和谐管理信息化框架不是单纯的自下而上累进，同时也是一个循环成长圈。从业务运营层、管理支撑层、到组织DIKW可视化体系的形成，再到五大能力的提升，最后是和谐管理目标的实现，这是能力递增的过程；自上而下，是能量落实的过程，即高一级的能量传递给下一级，逐级传递，直到业务运营层。再重新开始能力的自下而上，多次循环，形成组织的可持续发展。

信息技术应用于组织的管理，就是为了更快地实现这一目标。大量事实证明：过于追求信息技术的先进性，过于关注信息技术的功能，而忽视了先搭建“信息技术运用于管理的框架”，忽视组织先建成DIKW可视化体系的基础工作，未关注信息技术应用的目标，是某些管理信息系统实施虽耗费巨资，但以失败告终的原因之一。（所以，我们要看到问题的本源——当数据零散、信息紊乱、知识匮乏的状态下，是不能实现组织的管理信息化的。此前的管理软件，都未发现或未正视这一本源问题。）

协同办公系统系统给组织带来的不仅是基础的管理和功能，而是和谐管理的整个信息化框架。（这是时代的特性与组织所面临的内外环境所决定的。只有以“和谐”为核心，才能实现组织资源的最优配置，才能最有效实现组织的分目标，才能使组织可持续发展。）